Neuhrazená faktura aneb jak dostat své peníze bez soudu

Možná už vás také během vašeho podnikání nepříjemně zasáhla dosti chabá platební morálka vašich klientů. Díky ní se v Česku nepodniká vůbec snadno. Je třeba, aby si čeští podnikatelé i klienti konečně uvědomili, že to my si budujeme prostředí, ve kterém podnikáme a žijeme. A pokud budeme k sobě vzájemně zodpovědní a budeme si včas platit své závazky, naše ekonomika bude vzkvétat a nám i našim dětem se zde bude lépe žít.

Tohle je naše slabina, jsme příliš důvěřiví a dáme na sliby. Předpokládáme, že pokud my sami vždy dodržíme termín, udělá to i druhá strana. Situace, kdy dodáme službu či zboží, ale nedostaneme za ni zaplaceno je problém, který řeší mnoho podnikatelů. S tím pak vzniká druhotná platební neschopnost, která může vést až ke krachu, když si nejsme schopni poradit s pohledávkami.

Tolerance po splatnosti faktur

Záleží na oboru podnikání. Opoždění pár týdnů se běžně neřeší.  Vždy se vám vyplatí poslat upomínku ve slušné formě a nepřijít o klienta. Do svízelné situace, časové tísně se může dostat prostě každý. Nebo jednoduše zapomenout.

Kdy poslat první upomínku?

Existuje nepsané „pravidlo sedmi“, které uvádí, že první upomínku máte zaslat po 7 dnech od splatnosti neuhrazeného závazku. Zákazníka zkontaktujte telefonicky nebo emailem. Může se stát, že na úhradu faktury zapomněl. Při zasílání písemné upomínky přidejte vždy dodejku pro potvrzení převzetí dlužníkem.

Někteří klienti i podnikatelé moc rádi oddalují úhradu faktur, často se vymlouvají:

  • momentálně nemám peníze
  • lidé mi neplatí, jsem v druhotné platební neschopnosti
  • faktura nepřišla

Vždy je třeba při jednání se zákazníkem nastavit mantinely a nepolevit ve svých požadavcích.

Pokud dlužník komunikuje, je velká pravděpodobnost, že konečně zaplatí. Jsou ale firmy co se vymlouvají donekonečna. Pokuste se být trpělivý a napište ještě jednu. Příklad jak napsat upomínku najdete na stránkách www.listonoska.cz

Upomínky, které vypadají vážně

Jak dostat své peníze po několika neúspěšných upomínkách?

  1. Nepokračovat v další práci do úhrady faktury. Je dobré, pokud zákazník i dále využívá vaše služby, je spokojený a plánuje i nadále spolupracovat.  V některých případech stačí oznámit, že nebudete pokračovat v práci, dokud nebude opožděna faktura uhrazená.
  2. Penále jako motivace. V druhé upomínce je vhodné připomenout smluvní pokuty či úroky z prodlení. Nabídněte odpuštění penále, pokud bude faktura bezodkladně uhrazena. Jak vypočítat úrok z prodlení
  3. Vyplašení zveřejňováním
    Pokud výše uvedené metody nefungují, zkuste vystrašit dlužníka zveřejňováním. Tohle funguje jako jedna z nejlepších metod jak přinutit dlužníka zaplatit. Nikdo nechce být spojován s neplatiči.
    Je tu ale otázka, jestli zveřejňovaní jmén dlužniků je zákonní.
    Záleží na tom, jestli jde o právnickou nebo fyzickou osobu.

    • v případě fyzických osob
      Stanovisko Úřadu na ochranu osobních údajů týkající se zveřejnění osobních údajů dlužníků a neplatičů v případě fyzických osob je dost kontroverzní a místo toho, aby úřad chránil věřitele, spíše chrání dlužníky a neplatiče.Zveřejňování osobních údajů v souvislosti se vznikem pohledávek bez předchozího souhlasu subjektu údajů, považuje tedy Úřad pro ochranu osobních údajů za nepřípustné zasahování do soukromí osob, kterým může dojít k poškození dobrého jména osoby v dalších vztazích, soukromoprávních i veřejnoprávních.
    • v případě právnických osob
      Stanovisko úřadu pro ochranu osobních údajů se vůbec netýká právnických osob, které mohou být zveřejněny jako dlužníci a neplatiči v případě, že pohledávka je oprávněná.

Kde zveřejnit dlužníka

  1. Zapsání do registru dlužníků. Vyzkoušejte různé registry dlužníků, kde dlužníky zveřejníte. Zveřejněním dlužníka dojde často k rychlému uhrazení dluhů. Než tak učiníte, ujistěte se, že dlužník skutečně nechce zaplatit.  Zápis můžete učinit například na www.centralniregistrdluzniku.cz nebo na www.rejstrikdluhu.cz
  2. Sociální sítě / weby. Mnohým lidem se také osvědčilo veřejné odhalení dlužníka na internetu, napr. na facebooku. Sociální sitě způsobují velmi rychlé šíření informací.

Opět je ale třeba brát na zřetel, zda se jedná o osobu fyzickou, či právnickou a jak se k tomu staví Úřad pro ochranu osobních údajů.

Penále

Úrok z prodlení je platba náležící věřiteli, pokud dlužník nesplatil včas své peněžité závazky. Úroky z prodlení je třeba odlišovat od úroků dohodnutých. Úroky z prodlení představují postih za porušení povinnosti dlužníka.

Výpočet úroku z prodlení spatnosti faktury

Výpočtový vzorec
Úrok z prodlení v Kč = dlužná částka x (úroková sazba v % / 100) x počet dnů prodlení/365 (není-li přestupný rok)

Úroková sazba
Výše (§ 1970 OZ ve spojitosti s nařízením vlády č. 351/2013), repo sazba pro první den kalendářního pololetí, v němž došlo k prodlení je 0,05 % + 8 procentních bodů = 8,05 %.

Příklad:

Faktura je vystavena na částku 17 500 Kč. Splatnost do 30.08.2016.

Spočítáme penále ke dni 29.12.2016 :

17 500,- Kč x 0,0805 % x 121 dnů / 365 dnů = 467.01 Kč

Můžete také použít výbornou kalkulačku s aktuálními možnými penalizačními limity, které můžete u klienta nárokovat i v případě, že jste s ním neuzavřeli smlouvu.

Jak vystavit penalizační fakturu

V účetním programu agenda Penalizace umožňuje spustit operaci Naplnit. Pokud jsou v agendě závazků a pohledávek vystavené faktury, kompletně uhrazené, které ale byly uhrazeny až po datu splatnosti, program je zobrazí.

Nejprve zadáme parametry pro výběr z agendy závazků a pohledávek: datum, ke kterému budou záznamy účtovány, také dokladovou řadu. A vygenerujeme penalizační fakturu. Vytvořené faktury budou mít takový počet položek, kolik je evidováno dílčích plateb po splatnosti k penalizované faktuře. Fakturu vytiskneme a pomocí operace Přenést do ZaP přeneseme zároveň do agendy Závazků a pohledávek.

Do daňových výnosů vstoupí faktura v momentě jejího vystavení, tedy zaúčtování. Je-li penále předem smluvně ošetřeno, odběratel, jeho plátce si může pak zaplacené penále uplatnit jako daňově uznatelný výdaj, tedy náklad s odvoláním na ustanovení § 24 odst. 2 písm. zi) zákona o daních z příjmů: zi) smluvní pokuty, úroky z prodlení, poplatky z prodlení, penále a jiné sankce ze závazkových vztahů, jen pokud byly zaplaceny; a dále úroky ze zápůjček a úroky z úvěrů v případě, kdy věřitelem je poplatník uvedený v § 2, který nevede účetnictví, jen pokud byly zaplaceny.

DPH se u těchto penalizačních faktur neuplatňuje.

Prodej pohledávky

Stává se, že dlužník nereaguje ani na opakované výzvy, nelze se s ním spojit a nepřijímá navrhovaný splátkový kalendář.  Je asi na čase začít přemýšlet o tom, zda tyto pohledávky neprodat profesionálům, například advokátní kanceláři zabývající se odkupem a vymáháním pohledávek nebo řešit to soudní cestou.

  1. Předání pohledávky agentuře
    Jakmile dáte všechny dokumenty dohromady s podpisem a potvrzením, předáte ji agentuře a ta pohledávku přijme a zaplatí, máte hotovo. Prodat pohledávku můžete na epohledavky.cz. Společnost se bude snažit s dlužníky dohodnout splátkový kalendář, a jestliže to nepůjde, případ skončí u soudu. Vás se to ale už nebude týkat. Některé agentury žádají úhradu nákladů předem, jiné si berou provizi z vymožené částky, zjistěte si, zda si vezmou například polovinu sumy. Agenturu obezřetně vyberte. Agentury specializující se na vymáhání pohledávek, budou řešit úplnost dokumentace, jasnost případu bez rozporů a jak dlouho je daná pohledávka po splatnosti. Je třeba dávat si pozor na promlčecí lhůty. Jestliže druhá strana přijala fakturu včas, neodmítla ji a přímo nevyjádřila nesouhlas s dodanou službou či zbožím, dlužník se nemůže domáhat slevy z ceny služby či zboží.
  2. Exekuční vymáhání pohledávky
    Pokud dlužník nereaguje na výzvy a upomínky, je řešením také exekuční vymáhání pohledávky, které je ale velice zdlouhavé a časově náročné.

Postup, když klienti a odběratelé prostě neplatí a prodej pohledávky

  1. kontaktujte dlužníka a pokuste se domluvit, navrhněte splátkový kalendář nebo upravte termín splacení
  2. nemůžete-li dlužníka zastihnout, zkontrolujte dokumentaci, všechny smlouvy a objednávky, podpisy, promlčecí lhůty, potvrzení přijetí faktury a pohledávku prodejte vymáhací agentuře nebo vyhledejte právní kancelář
  3. s prodejem pohledávky nečekejte, mladší pohledávku prodáte za lepších podmínek
  4. po prodeji pohledávky upozorněte dlužníka na změnu věřitele a nechte si potvrdit převzetí informace třeba formou dodejky

V jakých případech je vymáhání peněz velmi obtížné

  1. Práce bez smlouvy. V praxi je sice ústní dohoda závazná stejně jako písemná, ale těžce prokazatelná. V mnoha případech ji prakticky nelze doložit.
  2. Promlčecí lhůta. Promlčecí lhůta je v našem občanském právu 3 roky, v obchodním 4 roky. Promlčecí lhůta počíná běžet následující den po té, co byla faktura splatná. S prodejem pohledávky je dobré neotálet a prodat ji co nejdříve po době splatnosti.

Prevence. Základní pravidla při uzavírání zakázek

  1. Vždy mějte v pořádku dokumentaci a uzavírejte smlouvy
    Musíte mít vše písemně podloženo. Pokud doklady nejsou podepsané, schází souhlas a potvrzení druhé strany, je to problém. Pokud s obchodním partnerem komunikujete pouze po e-mailu a různé dodatky k následné dohodě nezanesete do vaší smlouvy, nastává problém. A co si budeme povídat, většina zakázek v dnešní době probíhá pouze po emailu. E-mailová konverzace jako důkaz ale bohužel nemusí stačit.
    Ke každé spolupráci vytvořte složku se všemi důležitými dokumenty, podepsanou platnou smlouvu, odsouhlasenou a podepsanou objednávku, podepsané dodací listy a veškeré faktury. Dbejte na to, aby vše bylo opatřeno samozřejmě správnými údaji. Špatně uvedené jméno společnosti nebo chybné IČ mohou dosti výrazně zkomplikovat doložení dokumentace při vymáhání pohledávky.
  2. Zálohy a platby předem
    Vyžádejte si platbu nebo alespoň zálohu předem. Zbavíte se tak starostí s vymáháním zapomenutých a neprovedených plateb. Pokud chce firma pohledávky efektivně řešit, musí v první řadě přehodnotit své vztahy s odběrateli, a to včetně těch, se kterými spolupracuje již dlouho. Často se totiž stává, že právě dlouholetý, dobře platící odběratel, náhle selže.
  3. Rozdělení do etap
    Větší projekty doporučujeme rozdělit do několika etap. Každá etapa se hradí zvlášť. Zamezíte tak vytvoření velkého dluhu.
  4. Důvěřuj, ale prověřuj
    V rámci prevence je dobré zjišťovat hospodářské informace o platební morálce odběratele, zda není v insolvenci. Funguje hned několik poskytovatelů takovýchto informací, např. justice.cz. Nebo výše zmíněný www.centralniregistrdluzniku.cz
  5. Potvrzení přijetí faktury
    Častou výmluvou je tvrzení, že faktura nepřišla. Nechte si od obchodního partnera potvrdit přijetí každé faktury. Nechte si v rukou důkaz, že jste ji opravdu doručili. Řádně vystavenou fakturu si nechte při převzetí zboží podepsat nebo je zasílejte doporučeně, jako důkaz poslouží podací lístek. Jestliže zasíláte fakturu e-mailem je třeba k potvrzení elektronický podpis. Potvrzení o přečtení e-mailu není dostatečné. Skutečnost, že mezi sebou budou strany komunikovat elektronickou poštou, doporučujeme zanést do smlouvy, a to včetně konkrétních e-mailových adres, ze kterých budou zprávy zasílány. Zaneste do smlouvy i způsob, jakým bude potvrzováno jejich přijetí.
Chcete změnit svět? Začněte u sebe!  – zkontrolujte, zda jste vy nezapomněli někomu zaplatit fakturu 🙂

SdíletShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInPin on PinterestShare on VK